Algemene
Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten van Vloed BV (hierna: "Vloed"), met maatschappelijke zetel te Kerkstraat 12-12, 8301 Knokke-Heist, ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder BTW-nummer BE0769.599.582.

Door het aanvaarden van een offerte, het plaatsen van een bestelling of het gebruik van onze diensten, aanvaardt de opdrachtgever uitdrukkelijk en onherroepelijk deze algemene voorwaarden. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien ze schriftelijk en uitdrukkelijk door Vloed zijn aanvaard.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van de ondertekende offerte en deze algemene voorwaarden, heeft de offerte voorrang. Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

Alle offertes en aanbiedingen van Vloed zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van 30 kalenderdagen, tenzij schriftelijk anders vermeld.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door de opdrachtgever ondertekende offerte door Vloed wordt ontvangen én door Vloed wordt bevestigd. Vloed behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren, onder meer na het doorlopen van de verplichte cliëntenacceptatieprocedure die van toepassing is op boekhoudkundige en administratieve dienstverleners.

Indien Vloed na ondertekening, doch binnen één maand, vaststelt dat de samenwerking op professionele of wettelijke gronden niet mogelijk is, wordt de overeenkomst als niet gesloten beschouwd. De opdrachtgever wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe:

• alle documenten, gegevens en informatie die noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van de opdracht tijdig, volledig en juist aan Vloed te bezorgen, zelfs indien deze informatie van derden afkomstig is;
• de aangeleverde stukken op een geordende en overzichtelijke wijze ter beschikking te stellen;
• Vloed onverwijld schriftelijk te informeren over elke gebeurtenis, feit of ontwikkeling die van invloed kan zijn op de uitvoering van de opdracht;
• de door Vloed opgemaakte stukken en verslagen te controleren en eventuele onjuistheden onmiddellijk te melden. Indien de opdrachtgever nalaat te reageren, wordt Vloed ontslagen van elke verantwoordelijkheid voor het niet-naleven van wettelijke termijnen of verplichtingen;
• correcte, nauwkeurige en actuele informatie te verstrekken over zijn financiële situatie, zijn activiteiten en zijn uiteindelijke begunstigden, en wijzigingen hieraan steeds binnen 14 kalenderdagen mee te delen.

Vloed heeft het recht de uitvoering van haar diensten op te schorten tot de opdrachtgever zijn verplichtingen uit dit artikel nakomt, zonder dat de opdrachtgever recht heeft op schadevergoeding. Alle hieruit voortvloeiende kosten zijn ten laste van de opdrachtgever.

Vloed voert de overeengekomen werkzaamheden uit naar best vermogen, met inachtneming van de in de sector geldende professionele normen en de toepasselijke wetgeving op het moment van uitvoering. Vloed kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van latere wetswijzigingen, eventueel met terugwerkende kracht.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, strekt de opdracht van Vloed zich niet uit tot de identificatie van fraude of het controleren van de volledigheid en juistheid van de door de opdrachtgever aangeleverde informatie.

Vloed is te allen tijde gerechtigd medewerkers of onderaannemers in te zetten voor de uitvoering van de opdracht, zonder dat de opdrachtgever hiertegen bezwaar kan maken.

Vloed mengt zich nooit in het beleid of de bedrijfsvoering van de opdrachtgever. De strategische keuzes en de gevolgen ervan zijn en blijven de uitsluitende verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

Digitale documenten en archivering

In het kader van de opdracht legt Vloed een eigen elektronisch cliëntdossier aan. Relevante documenten worden gedigitaliseerd en in het dossier opgenomen. Originele stukken worden na digitalisering teruggegeven aan de opdrachtgever, die verantwoordelijk blijft voor de wettelijk vereiste bewaring ervan.

Antiwitwaswetgeving

Vloed is onderworpen aan de Belgische antiwitwaswetgeving. De opdrachtgever erkent hiervan op de hoogte te zijn en verbindt zich ertoe alle vereiste informatie en documenten in dit kader tijdig te verstrekken. Vloed is verplicht bepaalde feiten te melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), zonder dat dit een schending van de beroepsgeheimplicht inhoudt.

Vloed is gehouden aan het beroepsgeheim conform de geldende wetgeving. Alle informatie die Vloed in het kader van of naar aanleiding van de uitoefening van de opdracht verkrijgt, wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd.

Dit beroepsgeheim omvat alle schriftelijke en mondelinge communicatie, correspondentie, telefoongesprekken, uitgewisselde nota's en elk document dat in het kader van de opdracht ter beschikking wordt gesteld.

Vloed is gerechtigd geaggregeerde, anonieme numerieke gegevens te gebruiken voor statistische of vergelijkende doeleinden, voor zover deze gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele cliënten.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid te bewaren over de werkwijze, tarieven en methodologie van Vloed jegens derden.

Tariefbepaling

De erelonen en kosten worden bepaald conform de aanvaarde offerte, waarvan deze algemene voorwaarden integraal deel uitmaken. Het ereloon wordt nooit bepaald op basis van het resultaat van de opdracht.

Bij uitbreiding van de scope of bijkomende opdrachten die niet in de offerte zijn opgenomen, worden supplementaire prestaties aangerekend aan de geldende uurtarieven van Vloed.

Abonnementsformules

Voor abonnementsovereenkomsten zijn de erelonen verschuldigd op de overeengekomen vaste tijdstippen, ook indien de opdracht op dat ogenblik nog niet volledig is afgerond. De maandelijkse of kwartaalbedragen kunnen worden gecorrigeerd indien bijkomende prestaties werden verricht die buiten de vaste scope vallen.

Prestatiegerichte dossiers

Voor opdrachten op basis van geleverde prestaties worden kosten en erelonen aangerekend naarmate de werkzaamheden worden uitgevoerd, ook indien de opdracht nog niet is voltooid. Vloed is steeds gerechtigd voorschotten te vragen.

Digitaliserings- en archiefkost

Per kalenderjaar kan Vloed een vaste bijdrage in rekening brengen voor digitalisering, beveiligde toegang tot het cliëntportaal, mandaatbeheer en digitale archivering. Dit bedrag wordt jaarlijks vermeld in de offerte of afzonderlijk medegedeeld en is niet-terugbetaalbaar.

Jaarlijkse indexatie

De tarieven vermeld in de offerte zijn geldig voor één kalenderjaar. Vloed behoudt zich het recht voor de tarieven op 1 januari van elk nieuw jaar te indexeren op basis van objectieve criteria, waaronder loonkostenontwikkelingen, softwarekosten en andere structurele kostenwijzigingen. De opdrachtgever wordt hiervan vooraf schriftelijk in kennis gesteld.

Facturen en ereloonafrekeningen zijn betaalbaar binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Facturen worden digitaal verstuurd; op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek kan een papieren factuur worden verzonden, waarvoor een administratieve kost van € 4,00 (excl. btw) per factuur wordt aangerekend.

Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een conventionele verwijlintrest verschuldigd gelijk aan de referentierentevoet bepaald in de Wet Betalingsachterstand, verhoogd met 3 procentpunten. Bij aanhoudende wanbetaling wordt het verschuldigde bedrag bovendien van rechtswege verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 95,00, ter vergoeding van bijkomende inningskosten buiten de gerechtskosten.

Betwistingen van facturen dienen binnen 14 kalenderdagen na verzenddatum per aangetekend schrijven te worden gericht aan de maatschappelijke zetel van Vloed. Na het verstrijken van deze termijn wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

Doorlopende opdrachten

Een doorlopende opdracht wordt, tenzij in de offerte een termijn is bepaald, geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen de samenwerking op elk moment beëindigen mits schriftelijke kennisgeving per aangetekend schrijven. De opzegtermijn wordt in onderling overleg vastgesteld, doch bedraagt maximaal 3 maanden. Gedurende de opzegtermijn blijven deze voorwaarden volledig van kracht.

Eenmalige opdrachten

Een eenmalige opdracht eindigt van rechtswege bij de voltooiing van de overeengekomen prestaties. De opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst vervroegd te beëindigen, mits betaling aan Vloed van de reeds uitgevoerde prestaties, met een minimum van 25% van het totale overeengekomen ereloon.

Onmiddellijke beëindiging door Vloed

Vloed kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder schadevergoeding beëindigen in de volgende gevallen:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van Vloed in het gedrang brengen;
• situaties die een correcte uitvoering conform professionele en deontologische normen onmogelijk maken;
• ernstige of herhaaldelijke tekortkomingen van de opdrachtgever in zijn verplichtingen;
• faillissement, gerechtelijke reorganisatie, ontbinding of klaarblijkelijke insolventie van de opdrachtgever.

Overdracht van het dossier

Bij beëindiging van de overeenkomst stelt Vloed de boeken en documenten die eigendom zijn van de opdrachtgever ter beschikking via een gedateerde en ondertekende inventaris. Indien de opdrachtgever een digitale back-up of een uitdraai van de boekhouding wenst, wordt hiervoor een forfaitaire kost van € 125,00 (excl. btw) aangerekend. In alle gevallen blijven de erelonen en kosten voor reeds geleverde prestaties verschuldigd.

Vloed verbindt zich ertoe haar opdracht naar beste vermogen en met de vereiste professionele zorgvuldigheid uit te voeren. Vloed kan enkel worden aangesproken voor opdrachten die zij aantoonbaar heeft aanvaard.

De opdrachtgever erkent dat uitsluitend een contractuele aansprakelijkheidsvordering ten aanzien van Vloed mogelijk is. Geen buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering kan worden ingesteld tegen Vloed of haar medewerkers, ook niet indien de schadeveroorzakende gebeurtenis tevens een onrechtmatige daad zou kunnen uitmaken.

De aansprakelijkheid van Vloed is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Vloed wordt uitgekeerd, inclusief het eventuele eigen risico. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet uitkeert, is de aansprakelijkheid van Vloed beperkt tot tweemaal het aangerekende ereloon (van de laatste factuur) voor de betrokken opdracht.

Vloed is nooit aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde winst, verlies van goodwill, verlies van verwachte besparingen, verlies van of schade aan gegevens.

Elke schadevordering verjaart van rechtswege indien zij niet per aangetekend schrijven bij Vloed wordt ingediend binnen 6 maanden nadat de opdrachtgever de feiten kende of redelijkerwijze had kunnen kennen waarop de vordering is gebaseerd.

Alle door Vloed ontwikkelde methoden, sjablonen, software, rapporten, analyses en andere werken blijven het exclusieve intellectuele eigendom van Vloed, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de door Vloed ten behoeve van hem opgestelde documenten, voor de doeleinden waarvoor zij zijn aangemaakt.

Het is de opdrachtgever verboden de door Vloed aangeleverde stukken, methoden of modellen aan derden over te dragen, te verkopen of te licentiëren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vloed.

Geen van de partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor de niet-nakoming van haar verplichtingen indien zulks het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot: natuurrampen, pandemieën, stakingen, oorlog, cyberaanvallen, overheidsbeslissingen of storingen van essentiële infrastructuur.

Indien een overmachtsituatie langer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen aanhoudt en de uitvoering van de overeenkomst blijvend verhindert, heeft elke partij het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen met een opzegtermijn van 15 dagen, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.

Partijen erkennen dat het gebruik van elektronische communicatiemiddelen inherente risico's met zich meebrengt. Vloed is gerechtigd alle communicatie met de opdrachtgever volledig digitaal te voeren. Partijen zijn niet jegens elkaar aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen, voor zover zij redelijke voorzorgsmaatregelen hebben genomen.

Vloed is gerechtigd gebruik te maken van elektronische handtekeningen, binnen de grenzen van wat wettelijk is toegestaan. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, bepaalt Vloed autonoom welk type elektronische handtekening wordt gebruikt.

Vloed verwerkt persoonsgegevens van de opdrachtgever en diens medewerkers conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke nationale privacywetgeving. De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke verplichtingen van Vloed.

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens verwijzen wij naar het privacybeleid van Vloed, dat op aanvraag of via onze website beschikbaar is.

Deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten die voortvloeien uit of verband houden met de dienstverlening van Vloed worden uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgisch recht.

Voertaal: Alle communicatie, verweren en pleidooien in het kader van geschillen dienen uitsluitend in het Nederlands te worden gevoerd. Stukken opgesteld in een andere taal zijn slechts toelaatbaar indien een door een beëdigd vertaler gecertificeerde Nederlandstalige vertaling wordt bijgevoegd.

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig, onwettig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, tast dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen treden in dat geval in overleg om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk de oorspronkelijke bedoeling weerspiegelt.

Vloed behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen wordt de opdrachtgever vooraf schriftelijk in kennis gesteld. De opdrachtgever heeft dan het recht de overeenkomst te beëindigen conform de bepalingen van artikel 8. Voortgezet gebruik van de diensten na kennisgeving geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

Deze algemene voorwaarden vervangen alle eerder gemaakte mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het onderwerp ervan, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de ondertekende offerte.